strategic

Kaji selidik Penilaian Kendiri Proses Perancangan Strategik untuk Agensi Kerajaan

Kaji selidik Penilaian Kendiri Proses Perancangan Strategik untuk Agensi Kerajaan

Kaji selidik  ini direka untuk membantu anda merancang kritik strategik dan proses pengurusan. Ia  disusun untuk melihat  proses  menentukan langkah-langkah perancangan strategik organisasi sekarang berprestasi baik, sederhana, atau tidak sama sekali. Malah,  jika organisasi anda tidak menyediakan perancangan strategik, hasil kaji selidik ini secara instruktif nya menjadi rujukan  bagi  mengenalpasti pertimbangan yang penting dalam merancang dan melaksanakan proses yang berkesan.

Bagi setiap soalan di bawah ini, bulatkan nombor yang sesuai bagi menunjukkan darjah peningkatan keperluan organisasi untuk berfungsi secara berkesan dalam langkah perancangan.

Fungsi Perancangan Institusi
Keperluan Penambahbaikan
sedikit  sederhana   banyak
1.  Adakah pengurusan tertinggi mengambil  
     tanggung jawab dalam pembinaan   
     perancangan strategik sekolah?

1      2       3       4       5       6
2.  Adakah aktiviti perancangan strategik
     diberi keutamaan untuk  mengukur
     pencapaiannya (contohnya semakan
     setiap tahun)?

1      2       3       4       5       6
3.  Apakah sekolah anda secara konsisten  
     menyediakan sumber sumber
     (pengurusan masa, jawatankuasa
     perancangan, staf sokongan, dll) untuk
     mengimplementasikan  perancangan
     strategik?

1      2       3       4       5       6
4.  Adakah sekolah anda mengikuti secara
      konsisten prosedur yang telah
      ditetapkan dalam proses perancangan
      strategik?

1      2       3       4       5       6
5 . Adakah semua pihak pengurusan
     menjalankan tugas dengan dipengaruhi
     secara signifikan oleh rancangan strategik
     dalam proses perancangan?

1      2       3       4       5       6
Pengasasan Strategik


6. Adakah institusi anda mempunyai penyataan
    bertulis  mengenai  mandat , misi dan visi
    yang jelas?

1      2       3       4       5       6
7. Adakah penyataan misi dan visi disebarkan
    kepada semua kakitangan ?

1      2       3       4       5       6
8. Adakah semua kakitangan khususnya pihak
    pengurusan atasan memahami  tentang misi
    dan visi?

1      2       3       4       5       6
9. Adakah organisasi anda mempunyai  isu
    yang bertulis dan matlamat jangka panjang
    (3-5 tahun)?

1      2       3       4       5       6
10. Adakah matlamat ini menyenaraikan key
       performance indicators (KPI) dan
        pengukuran matlamat jangka panjang?.

1      2       3       4       5       6
11. Adakah matlamat yang ditetapkan
      mempunyai hubungan dengan mandat atau
      misi dan visi?

1      2       3       4       5       6
12. Adakah  objektif yang ditetapkan spesifik,
      mengukur sasaran, kekal dan mempunyai
      jangka masa?

1      2       3       4       5       6
13. Adakah objektif kelihatan realistik,
      mencabar berdasarkan pengalaman,TOV
      atau kajian pelanggan?

1      2       3       4       5       6
14. Adakah institusi anda mempunyai sistem
       informasi yang memudahkan mengukur
       prestasi sebenar, matlamat dan objektif?

1      2       3       4       5       6
15. Adakah pihak pengurusan atasan dan
       kakitangan peringkat tinggi terlibat dalam
       menetapkan matlamat dan objektif?

1      2       3       4       5       6
Mengendalikan strategik (situasional) diagnosis
Keperluan Penambahbaikan
sedikit  sederhana   banyak

16.  Adakah sekolah anda mengumpul
       maklumat secara berkala tentang
       pelanggan, pemegang taruh/
       stakeholder dan faktor luaran yang lain
       (PEST) yang mempengaruhi operasinya?

1      2       3       4       5       6
17.  Apakah analisis luaran dapat
        Mengenal pasti petunjuk ancaman dan    
        peluang terhadap sekolah anda?

1      2       3       4       5       6
18.  Adakah  analisis tersebut meliputi
       analisis terperinci untuk menetapkan
       sasaran khusus organisasi?

1      2       3       4       5       6
19.  Apakah pencapaian dan ciri-ciri operasi
        sekolah anda dapat dibandingkan
        dengan ‘pesaing-pesaing” anda?

1      2       3       4       5       6
20.  Apakah trend demografi, perilaku, dan
        lain-lain trend di antara pelanggan-
        pelanggan sekolah dan calon pelanggan
       dianalisa?
1      2       3       4       5       6
21.  Adakah sekolah  anda  menaksirkan
       secara teratur persekitaran operasi secara
      menyeluruh, menitikberatkan  pesaing
      pesaing dan konsep baru, teknologi baru,
      amalan-amalan  sebab akibat, amalan
      tenaga kerja, dll?

1      2       3       4       5       6
22.  Adakah sekolah anda menilai faktor
       sekolah seperti budaya kerja, kos dan
       dana sedia ada, politik dalaman, dan
      peraturan-peraturan  atau mandat
      kerajaan?

1      2       3       4       5       6
23.  Adakah pihak pengurusan  anda
       mempunyai pengetahuan dan peluang
       terhadap sumber-sumber maklumat
       mengenai pelanggan, stakeholder, dan
       faktor luaran yang lain?

1      2       3       4       5       6
24. Adakah sekolah anda menganalisis
       operasi perkhidmatan kendiri secara
       objektif?
1      2       3       4       5       6
25. Apakah  analisis dalaman ini dapat  
      Mengenal pasti petunjuk  kekuatan dan
      kelemahan organisasi?

1      2       3       4       5       6
26. Apakah analisis ini meliputi faktor-faktor 
      politik dan luaran lain yang 
      mempengaruhi anggaran perbelanjaan  
      sekolah anda?

1      2       3       4       5       6
27. Apakah ia turut menyediakan dana untuk tujuan penghargaan terhadap aktiviti institusi?
1      2       3       4       5       6
28. Adakah ia  meliputi kualiti terhadap
       perkhidmatan pelanggan dan
       produktiviti staf?

1      2       3       4       5       6
29. Adakah sekolah menyediakan
       pentaksiran terhadap program-program
       pembangunan sumber manusia (latihan,
       promosi)?

1      2       3       4       5       6
30. Adakah sistem maklumat pengurusan
      menyediakan capaian mudah secara
      relatif terhadap data dalaman tersebut?


1      2       3       4       5       6
31. Selepas melengkapkan analisis data
      dalaman dan luaran, adakah sekolah
     anda menyemak misi dan visi
     berdasarkan ancaman/peluang dan
     kekuatan/kelemahan

1      2       3       4       5       6
32. Berdasarkan semakan, adakah diognosis
       strategik  digunakan dalam
       mengenal pasti isu strategik (seperti
       perubahan dalam peraturan aktiviti)?

1      2       3       4       5       6
Pembinaan Pelan Strategik
Keperluan Penambahbaikan
sedikit  sederhana   banyak

33.      Adakah institusi anda mengunakan strategik (situasi) dalam membuat formulasi pemilihan  plan startegik?

1      2       3       4       5       6
34.      Adakah institusi anda mengambil  kira peningkatan prestasi  dengan merujuk aspek( seperti pengurangan kos, teknik alternatif bagi penambahbaikan dan produktiviti?

1      2       3       4       5       6
35.      Adakah institusi anda ,mengambil kira kemungkinan mendidik pengguna (kaedah untuk menggekalkan penghargaan pelangan  yang menggunakan perkhidmatan institusi anda?

1      2       3       4       5       6
36.     Adakah institusi anda, mengambil kira aspek organisasi dan pengurusan membuat pilihan (seperti menstruktur semul dan kerjasama dengan agensi lain?

1      2       3       4       5       6
37.     Adakah organisasi mengambil kira penyelidikan dan pembangunan (seperti peningkatan  perkhidmatan, teknik baru atau kaedah meningkatkan preastasi tinggi?

1      2       3       4       5       6
38.     Adakah penilaian formal termasuk   
          dalam proses perancangan   
          strategik?

1      2       3       4       5       6
39.      Adakah organisasi anda melaksanakan  pelan strategik yang munasabah, mengambil kira risiko dan kriteria pulangan?  


1      2       3       4       5       6
Mengurus Pelaksanaan Perancangan Strategik

Keperluan Penambahbaikan
sedikit  sederhana   banyak

40. Sekolah saya menjadikan pelan strategik
       sebagai asas untuk  membuat keputusan
       dalam  pelan tindakan tahunan (takwim
       aktiviti tahunan) dan pelan operasinya.

1      2       3       4       5       6
41. Sekolah saya akan pastikan KPI dan
       aktiviti dalam pelan pelan tindakan
       tahunan (takwim aktiviti tahunan)
       sekolah adalah merupakan terjemahan
       pelan strategik untuk tahun berkenaan

1      2       3       4       5       6
42. Sekolah saya akan memastikan  semua
       pelan operasi program/aktiviti
      disediakan berasaskan pelan tindakan
      tahunan (takwim aktiviti tahunan)
      sekolah

1      2       3       4       5       6
43. Pihak  pengurusan sekolah meletakkan
       orang yang berkompetensi  untuk
       mengetuai setiap program/aktiviti
        /projek utama sekolah

1      2       3       4       5       6
44. Semua staf yang menunjukkan tahap
       motivasi yang tinggi dalam pelaksanaan
       pelan strategik

1      2       3       4       5       6
45. Pihak pengurusan memberi kefahaman
       yang jelas kepada semua staf tentang
       objektif , KPI dan sasarannya  bagi
       semua strategi yang baru diperkenalkan

1      2       3       4       5       6
46. Pihak pengurusan akan sentiasa
       menyampaikan  maklumat tentang
       kejayaan, amalan terbaik dan
       pengajaran di sepanjang pelaksanaan
       pelan strategik

1      2       3       4       5       6
47. Pihak sekolah membangun sistem untuk
       menyelia dan memantau terhadap
       prestasi strategi yang dilaksanakan

1      2       3       4       5       6
48. Pihak sekolah mengunakan KPI bagi
       mengukur dan mengawal pelaksanaan 
       strategi dengan berkesan

1      2       3       4       5       6
49. Pihak sekolah menggalakkan budaya
       kerja berasaskan pencapaian prestasi 
       dan kepuasan pelanggan di utamakan.

1      2       3       4       5       6
50. Pihak pengurusan sekolah sentiasa
       pastikan apa yang dilaksanakan adalah
       sebagaimana yang dirancang

1      2       3       4       5       6
51. Staf yang terlibat menjayakan
       pelaksanaan strategi di beri
       penghargaan sewajarnya

1      2       3       4       5       6
52. Strategi, KPI serta sasaran prestasi dalam
       pelan strategik sentiasa disemak
       sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun

1      2       3       4       5       6
53. Semua ahli pengurusan utama terlibat
      dalam proses semakan dan penilaian
      prestasi strategi

1      2       3       4       5       6
54. Semua data di analisis secara sistematik
       untuk mengesan punca dan peluang
       penambahbaikan

1      2       3       4       5       6
55. Budaya kerja berpasukan diutamakan
       dalam pelaksanaan pelan strategik

1      2       3       4       5       6


• Sekian, Terima Kasih •

Kerjasama anda  mengisi borang soal selidik ini amat kami dihargai.