Kaji selidik Penilaian Kendiri Proses Perancangan Strategik untuk Agensi Kerajaan

Kaji selidik Penilaian Kendiri Proses Perancangan Strategik untuk Agensi Kerajaan

Kaji selidik  ini direka untuk membantu anda merancang kritik strategik dan proses pengurusan. Ia  disusun untuk melihat  proses  menentukan langkah-langkah perancangan strategik organisasi sekarang berprestasi baik, sederhana, atau tidak sama sekali. Malah,  jika organisasi anda tidak menyediakan perancangan strategik, hasil kaji selidik ini secara instruktif nya menjadi rujukan  bagi  mengenalpasti pertimbangan yang penting dalam merancang dan melaksanakan proses yang berkesan.

Bagi setiap soalan di bawah ini, bulatkan nombor yang sesuai bagi menunjukkan darjah peningkatan keperluan organisasi untuk berfungsi secara berkesan dalam langkah perancangan.

Fungsi Perancangan Institusi	Keperluan Penambahbaikan sedikit  sederhana   banyak
1.  Adakah pengurusan tertinggi mengambil        tanggung jawab dalam pembinaan         perancangan strategik sekolah?	1      2       3       4       5       6
2.  Adakah aktiviti perancangan strategik      diberi keutamaan untuk  mengukur      pencapaiannya (contohnya semakan      setiap tahun)?	1      2       3       4       5       6
3.  Apakah sekolah anda secara konsisten        menyediakan sumber sumber      (pengurusan masa, jawatankuasa      perancangan, staf sokongan, dll) untuk      mengimplementasikan  perancangan      strategik?	1      2       3       4       5       6
4.  Adakah sekolah anda mengikuti secara       konsisten prosedur yang telah       ditetapkan dalam proses perancangan       strategik?	1      2       3       4       5       6
5 . Adakah semua pihak pengurusan      menjalankan tugas dengan dipengaruhi      secara signifikan oleh rancangan strategik      dalam proses perancangan?	1      2       3       4       5       6
Pengasasan Strategik
6. Adakah institusi anda mempunyai penyataan     bertulis  mengenai  mandat , misi dan visi     yang jelas?	1      2       3       4       5       6
7. Adakah penyataan misi dan visi disebarkan     kepada semua kakitangan ?	1      2       3       4       5       6
8. Adakah semua kakitangan khususnya pihak     pengurusan atasan memahami  tentang misi     dan visi?	1      2       3       4       5       6
9. Adakah organisasi anda mempunyai  isu     yang bertulis dan matlamat jangka panjang     (3-5 tahun)?	1      2       3       4       5       6
10. Adakah matlamat ini menyenaraikan key        performance indicators (KPI) dan         pengukuran matlamat jangka panjang?.	1      2       3       4       5       6
11. Adakah matlamat yang ditetapkan       mempunyai hubungan dengan mandat atau       misi dan visi?	1      2       3       4       5       6
12. Adakah  objektif yang ditetapkan spesifik,       mengukur sasaran, kekal dan mempunyai       jangka masa?	1      2       3       4       5       6
13. Adakah objektif kelihatan realistik,       mencabar berdasarkan pengalaman,TOV       atau kajian pelanggan?	1      2       3       4       5       6
14. Adakah institusi anda mempunyai sistem        informasi yang memudahkan mengukur        prestasi sebenar, matlamat dan objektif?	1      2       3       4       5       6
15. Adakah pihak pengurusan atasan dan        kakitangan peringkat tinggi terlibat dalam        menetapkan matlamat dan objektif?	1      2       3       4       5       6
Mengendalikan strategik (situasional) diagnosis	Keperluan Penambahbaikan sedikit  sederhana   banyak
16.  Adakah sekolah anda mengumpul        maklumat secara berkala tentang        pelanggan, pemegang taruh/        stakeholder dan faktor luaran yang lain        (PEST) yang mempengaruhi operasinya?	1      2       3       4       5       6
17.  Apakah analisis luaran dapat         Mengenal pasti petunjuk ancaman dan             peluang terhadap sekolah anda?	1      2       3       4       5       6
18.  Adakah  analisis tersebut meliputi        analisis terperinci untuk menetapkan        sasaran khusus organisasi?	1      2       3       4       5       6
19.  Apakah pencapaian dan ciri-ciri operasi         sekolah anda dapat dibandingkan         dengan ‘pesaing-pesaing” anda?	1      2       3       4       5       6
20.  Apakah trend demografi, perilaku, dan         lain-lain trend di antara pelanggan-         pelanggan sekolah dan calon pelanggan        dianalisa?	1      2       3       4       5       6
21.  Adakah sekolah  anda  menaksirkan        secara teratur persekitaran operasi secara       menyeluruh, menitikberatkan  pesaing       pesaing dan konsep baru, teknologi baru,       amalan-amalan  sebab akibat, amalan       tenaga kerja, dll?	1      2       3       4       5       6
22.  Adakah sekolah anda menilai faktor        sekolah seperti budaya kerja, kos dan        dana sedia ada, politik dalaman, dan       peraturan-peraturan  atau mandat       kerajaan?	1      2       3       4       5       6
23.  Adakah pihak pengurusan  anda        mempunyai pengetahuan dan peluang        terhadap sumber-sumber maklumat        mengenai pelanggan, stakeholder, dan        faktor luaran yang lain?	1      2       3       4       5       6
24. Adakah sekolah anda menganalisis        operasi perkhidmatan kendiri secara        objektif?	1      2       3       4       5       6
25. Apakah  analisis dalaman ini dapat         Mengenal pasti petunjuk  kekuatan dan       kelemahan organisasi?	1      2       3       4       5       6
26. Apakah analisis ini meliputi faktor-faktor        politik dan luaran lain yang        mempengaruhi anggaran perbelanjaan         sekolah anda?	1      2       3       4       5       6
27. Apakah ia turut menyediakan dana untuk tujuan penghargaan terhadap aktiviti institusi?	1      2       3       4       5       6
28. Adakah ia  meliputi kualiti terhadap        perkhidmatan pelanggan dan        produktiviti staf?	1      2       3       4       5       6
29. Adakah sekolah menyediakan        pentaksiran terhadap program-program        pembangunan sumber manusia (latihan,        promosi)?	1      2       3       4       5       6
30. Adakah sistem maklumat pengurusan       menyediakan capaian mudah secara       relatif terhadap data dalaman tersebut?	1      2       3       4       5       6
31. Selepas melengkapkan analisis data       dalaman dan luaran, adakah sekolah      anda menyemak misi dan visi      berdasarkan ancaman/peluang dan      kekuatan/kelemahan	1      2       3       4       5       6
32. Berdasarkan semakan, adakah diognosis        strategik  digunakan dalam        mengenal pasti isu strategik (seperti        perubahan dalam peraturan aktiviti)?	1      2       3       4       5       6
Pembinaan Pelan Strategik	Keperluan Penambahbaikan sedikit  sederhana   banyak
33.      Adakah institusi anda mengunakan strategik (situasi) dalam membuat formulasi pemilihan  plan startegik?	1      2       3       4       5       6
34.      Adakah institusi anda mengambil  kira peningkatan prestasi  dengan merujuk aspek( seperti pengurangan kos, teknik alternatif bagi penambahbaikan dan produktiviti?	1      2       3       4       5       6
35.      Adakah institusi anda ,mengambil kira kemungkinan mendidik pengguna (kaedah untuk menggekalkan penghargaan pelangan  yang menggunakan perkhidmatan institusi anda?	1      2       3       4       5       6
36.     Adakah institusi anda, mengambil kira aspek organisasi dan pengurusan membuat pilihan (seperti menstruktur semul dan kerjasama dengan agensi lain?	1      2       3       4       5       6
37.     Adakah organisasi mengambil kira penyelidikan dan pembangunan (seperti peningkatan  perkhidmatan, teknik baru atau kaedah meningkatkan preastasi tinggi?	1      2       3       4       5       6
38.     Adakah penilaian formal termasuk              dalam proses perancangan              strategik?	1      2       3       4       5       6
39.      Adakah organisasi anda melaksanakan  pelan strategik yang munasabah, mengambil kira risiko dan kriteria pulangan?	1      2       3       4       5       6
Mengurus Pelaksanaan Perancangan Strategik	Keperluan Penambahbaikan sedikit  sederhana   banyak
40. Sekolah saya menjadikan pelan strategik        sebagai asas untuk  membuat keputusan        dalam  pelan tindakan tahunan (takwim        aktiviti tahunan) dan pelan operasinya.	1      2       3       4       5       6
41. Sekolah saya akan pastikan KPI dan        aktiviti dalam pelan pelan tindakan        tahunan (takwim aktiviti tahunan)        sekolah adalah merupakan terjemahan        pelan strategik untuk tahun berkenaan	1      2       3       4       5       6
42. Sekolah saya akan memastikan  semua        pelan operasi program/aktiviti       disediakan berasaskan pelan tindakan       tahunan (takwim aktiviti tahunan)       sekolah	1      2       3       4       5       6
43. Pihak  pengurusan sekolah meletakkan        orang yang berkompetensi  untuk        mengetuai setiap program/aktiviti         /projek utama sekolah	1      2       3       4       5       6
44. Semua staf yang menunjukkan tahap        motivasi yang tinggi dalam pelaksanaan        pelan strategik	1      2       3       4       5       6
45. Pihak pengurusan memberi kefahaman        yang jelas kepada semua staf tentang        objektif , KPI dan sasarannya  bagi        semua strategi yang baru diperkenalkan	1      2       3       4       5       6
46. Pihak pengurusan akan sentiasa        menyampaikan  maklumat tentang        kejayaan, amalan terbaik dan        pengajaran di sepanjang pelaksanaan        pelan strategik	1      2       3       4       5       6
47. Pihak sekolah membangun sistem untuk        menyelia dan memantau terhadap        prestasi strategi yang dilaksanakan	1      2       3       4       5       6
48. Pihak sekolah mengunakan KPI bagi        mengukur dan mengawal pelaksanaan         strategi dengan berkesan	1      2       3       4       5       6
49. Pihak sekolah menggalakkan budaya        kerja berasaskan pencapaian prestasi         dan kepuasan pelanggan di utamakan.	1      2       3       4       5       6
50. Pihak pengurusan sekolah sentiasa        pastikan apa yang dilaksanakan adalah        sebagaimana yang dirancang	1      2       3       4       5       6
51. Staf yang terlibat menjayakan        pelaksanaan strategi di beri        penghargaan sewajarnya	1      2       3       4       5       6
52. Strategi, KPI serta sasaran prestasi dalam        pelan strategik sentiasa disemak        sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun	1      2       3       4       5       6
53. Semua ahli pengurusan utama terlibat       dalam proses semakan dan penilaian       prestasi strategi	1      2       3       4       5       6
54. Semua data di analisis secara sistematik        untuk mengesan punca dan peluang        penambahbaikan	1      2       3       4       5       6
55. Budaya kerja berpasukan diutamakan        dalam pelaksanaan pelan strategik	1      2       3       4       5       6

• Sekian, Terima Kasih •

Kerjasama anda  mengisi borang soal selidik ini amat kami dihargai.